進行多管理體系審核時，如何在最短的時間內找到審核的切入點?運用過程方法是將多體系結合審核貫通起來的非常有效的審核方法。

 

一、以不變應萬變

     審核時，不要拘泥各標準條款的不同，而要將標準不同的要求運用在組織的運作過程上，可稱之為“以不變應萬變”。

     對于一個具體的審核對象，如制造企業、服務組織、軟件企業等，什么地方是其核心呢?

     組織的核心是其業務流程，所有的管理活動應該圍繞其業務流程進行，這是適用過程方法的核心。組織的業務流程(過程)是基于組織的目標進行策劃并作出調整的，是各種管理活動的核心對象，質量管理體系、環境管理體系和職業健康安全管理體系分別將管理方法要求應用到組織的業務流程上，以便綜合考慮業務流程的各個相關方面。還可以將業務流程擴展到其他管理方面，如財務管理、風險管理等。當然，每個企業都有自己獨特的業務流程(過程)。

     所以，進行ISO 9001質量管理體系審核應關注組織業務流程的質量方面及影響，進行ISO 14001環境管理體系審核應關注組織業務流程的環境方面及其影響，而進行GB／T 2800l職業健康安全管理體系審核應關注與組織業務流程相關的職業健康安全方面及其影響。

    審核時的核心線路是追蹤企業的業務流程，從關注流程的不同方面對企業的多體系管理進行評價。將所有的標準要求都結合在企業的業務流程中加以關注，將三個體系的要求全部貫通在業務流程(過程)上。

 

二、關注風險

    從企業的運作流程出發，審核的關注重點可以統一到一個方面：風險。

    ISO 9001質量管理體系審核要關注組織業務流程的質量風險，包括產品質量風險、設計質量風險、采購質量風險等；ISO 14001環境管理體系審核要關注組織業務流程及其相關的環境因素，而GB／T 28001職業健康安全體系審核關注與組織業務流程相關的職業健康安全危險源。

    關注風險的過程方法是從組織的流程出發，關注各個業務流程不同方面的風險評估、風險控制、風險控制的效果等。

    經常發現受審核方對某些部門的風險沒有從過程方法的角度進行識別并加以關注，如果審核員能夠按照上述方法審核，對企業非常有觸動。

在一次審核中，審核員發現對設計部門管理體系的關注點被放在質量方面，其環境因素和危險源集中在辦公室內的因素上，如“電腦使用過長造成眼睛損傷，辦公室防火，用紙節約，防火等”。實際上設計部門所涉及的組織流程——產品設計、現場布局、材料認定等工作，對環境和職業健康安全的影響非常大，但被忽視了。還發現現場使用的一種易燃易爆的產品外殼清潔劑只是在質量和價格方面作出認定，卻沒有對其在生產中的使用危害作出評估，造成車間按普通材料使用，風險極大。

 

三、關注接口

    當采用傳統的要素方法審核時，往往關注要求、文件和記錄，應用過程方法進行審核，需要更加關注過程的接口。   

    第一，過程方法讓我們關注的不再是一個點，而是關注與該點相關的過程和活動的所有方面。以沖壓產品的制造過程為例，這個過程(不考慮其特殊性)需要關注：

    輸入：合同評審輸出、原材料、輔料(機油等)、設備、顧客特殊要求、生產計劃、能量(電、機械)等；

   輸出：符合要求的沖壓產品、廢油、廢料、噪音、能量等；

   資源：沖壓設備、使用材料、操作工、維修人員、沖壓模具負責人員、清潔人員等；

   文件：作業指導書、風險分析、控制計劃、返工指導、設備操作指導、檢驗指導等；

   過程的測量：質量方面有PPM、廢品率、過程能力、生產效率、模具使用壽命；環境方面有沖壓廢料處理、噪音影響、廢機油的處理；安全方面有人員工傷率、安全防護裝置等。

   這一切似乎以沖壓為核心劃了一個圈，構成過程的全部方面。

   第二，一個過程的輸出可直

接形成下一過程的輸入。

  在基于過程方法的審核中，需要關注活動的承上啟下，前后相連。

  再看一個例子。當你看到一份《培訓評價報告》時，不能只將其看成一個記錄(要素方法中的質量記錄)，而需要基于過程方法的思路關注該報告是哪個過程的輸出(從哪里來)，是哪個過程的輸入(到哪里去)。向上可以關注培訓過程(培訓評價的目的、評價的輸入、培訓評價的方法等)，向下可以關注人力資源配置過程(人力資源的分配是否和培訓評價相關)。

    與此類似，當你看到設計評審報告時，它已經不再是一個記錄，從過程方法的角度看，它可以是一個過程的輸出(設計或設計評審過程)，直接構成下一個過程的輸入(設計驗證或設計更改過程)。

    第三，組織內諸過程的系統的應用，連同這些過程的識別和相互作用及其管理，可稱之為“過程方法”。

    過程方法的優點是對諸過程系統中單個過程之間的聯系以及過程的組合和相互作用進行連續的控制。

基于標準的以上闡述，需要從系統上考慮過程的連接。過程方法將更多的關注放在過程的連接和相互接El及作用上。

 

四、避免要素方法

    “過程方法”與以往的“要素方法”有著不同的關注焦點，這些是審核員需改變其觀念的地方。

    “過程方法”需要關注顧客，關注顧客輸入與顧客對輸出的感受，從基于過程的管理體系出發，而要素方法一般從基于標準的要求出發。對兩者的簡單比較如下：

 

    出發點不一樣，審核的關注焦點就不一樣。過程方法將管理引申到每個人的職責，質量、環境、職業健康安全是每個員工和相關方的事情，而不只是質量部門或某個部門的事情。

 

五、關注效果

    面對一個管理體系，審核員如何評估其管理狀況呢?審核組能夠在幾天的時間內對企業的管理狀況進行全面而客觀的把握嗎?審核的可信度如何呢?

    筆者講一個印度的故事：古時候，有六個盲人，只能通過觸摸了解事物。一天，他們碰到一頭大象，希望通過觸覺了解它。

    第一個人，摸到大象的身體，馬上叫到：大象就像一堵墻。

    第二個人，摸到象牙，說：大象像一支矛。

    第三個人，摸到大象的鼻子，說：大象像一條蛇。

    第四個人，摸到大象的膝蓋，說：大象像一顆樹。

    第五個人，摸到大象的耳朵，說：大象像一把扇子。

    第六個人，摸到大象的尾巴，說：大象像一條繩子。

    他們大聲爭論，無法一致。

    我們的體會是，審核組如何對類似大象的企業的管理體系作出全面和客觀的評價呢?

    從管理體系的實施績效出發，從總體到局部把握過程運行效果，并根據績效決定審核的線索，對全面把握組織的管理體系非常有幫助。組織績效差的地方，就是其管理和過程需要改善的地方；組織績效較好的地方，可以有持續改進的可能。

 

六、過程圖

    企業的過程圖往往錯綜復雜，形成網絡。如果審核員沒有清晰的思路和追蹤路線，審核時就會迷路，最后只好走到哪是哪。

運用過程方法審核，審核員需要一張企業運作流程圖（可能是文字的、圖形的．．．），要知道自己審核的方向和目標（根據績效分析選擇），然后按照確定的審核路徑實施審核。

 

七、系統理念

    在要素方法的指導下，每個職能（部門）可能運行良好，但組合在一起作為一個組織的整體向共同目標努力時，則可能出問題。以下的例子在任何企業都可能發生：

    一個制造業組織，其質量部門的一個職責就是通過數據分析監控不合格品，包括報廢品。該部門的改進指標為減少廢品。目前，他們采用某種硬度高的材料導致產品的綜合報廢率為20％。經過數據分析，質量部門決定采用硬度低一些的材料，更容易部門的數據看，報廢率被大大降低，似乎過程得到改進。

    但是，其內部顧客――裝配部門輸出的最終產品不再滿足耐久性要求，材質太軟了。

    系統理念應用在多體系結合審核時，還需關注質量、環境、安全幾個方面的平衡。

    如公司過去采購一種關鍵材料，用量業非常大。由于公司遇到價格競爭，采購部門提出一種替代材料，工程部門和質量等部門對這種材料進行了分析，發現基本可以達到以前的質量水平，決定采用這種材料。

    但是，這種材料對現場人員的健康又非常大的影響，且由于其加工場所相對密閉，影響更大，這在建材認定時考慮不夠。實施多管理體系時，組織需要在業務流程中考慮質量、環境和職業健康安全的平衡，審核員在實施一體化審核的時候業需要關注三者的平衡。