采購(gòu)是形成產(chǎn)品的一個(gè)重要過程，采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量對(duì)組織的產(chǎn)品是否符合要求有著不可忽視的影響。對(duì)采購(gòu)過程的控制，應(yīng)包括對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品及供方進(jìn)行控制、制定采購(gòu)要求、對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證等三個(gè)方面。
根據(jù)GB／T 19001標(biāo)準(zhǔn)7.4.1條款對(duì)采購(gòu)過程提出的有關(guān)要求，組織對(duì)供方進(jìn)行控制應(yīng)注重以下幾點(diǎn)。
一、全面、正確地識(shí)別供方
什么是供方?GB／T 19000標(biāo)準(zhǔn)3.3.6條款作出的定義為：“提供產(chǎn)品的組織或個(gè)人”，并作以下示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方，即供方是采購(gòu)產(chǎn)品的提供者，可以是生產(chǎn)廠家，也可以是產(chǎn)品的零售商、代理商。
實(shí)際上，由于各種原因，組織無法直接向生產(chǎn)廠家直接訂貨，只能在市場(chǎng)采購(gòu)或通過代理商訂貨采購(gòu)。審核時(shí)，我們常常發(fā)現(xiàn)組織提供的合格供方名單里并沒有包括這些零售商、代理商，當(dāng)然也沒有對(duì)他們的評(píng)定材料。這些組織片面地把供方理解為“生產(chǎn)廠家”這一種形式，沒有認(rèn)識(shí)到產(chǎn)品的零售商、代理商同樣也是供方。
二、對(duì)供方進(jìn)行分類管理
GB／T 19001標(biāo)準(zhǔn)7.4.1條款規(guī)定：“對(duì)供方及采購(gòu)的產(chǎn)品控制的類型和程度應(yīng)取決于采購(gòu)的產(chǎn)品對(duì)隨后的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響?！庇蓸?biāo)準(zhǔn)的要求可以看出，對(duì)“采購(gòu)品”以及采購(gòu)品的“供方”都應(yīng)進(jìn)行分類管理，分類管理的依據(jù)是“采購(gòu)的產(chǎn)品對(duì)隨后的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響”，如某組織根據(jù)采購(gòu)品對(duì)產(chǎn)品的影響程度不同，把采購(gòu)品分為A、B、C三類，那么對(duì)采購(gòu)品的供方可順理成章分為A類采購(gòu)品的供方、B類采購(gòu)品的供方、C類采購(gòu)品的供方(簡(jiǎn)稱A類供方、B類供方、C類供方)。對(duì)供方分類的目的是為組織對(duì)供方的管理采取不同的控制類型和程度。
在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)組織提供的合格供方名單里沒有對(duì)供方進(jìn)行分類，即組織沒有按“采購(gòu)的產(chǎn)品對(duì)隨后的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響”對(duì)采購(gòu)品的供方進(jìn)行分類。
三、評(píng)定合格供方的依據(jù)
GB／T 19001標(biāo)準(zhǔn)7.4.1條款規(guī)定：“組織應(yīng)根據(jù)供方按組織的要求提供產(chǎn)品的能力評(píng)價(jià)和選擇供方?！边@就是說，對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)的依據(jù)是“按組織的要求，供方提供采購(gòu)產(chǎn)品的能力”，再根據(jù)評(píng)價(jià)的結(jié)果選擇供方，形成合格供方名單。
GB／T 19000標(biāo)準(zhǔn)3.9.12條款將“能力”定義為：“經(jīng)證實(shí)的應(yīng)用知識(shí)和技能的本領(lǐng)”。因此，“所謂提供產(chǎn)品的能力”就是指供方能夠按組織提出的要求(如采購(gòu)品的名稱、牌號(hào)、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等)，按照約定的價(jià)格、交貨期等，持續(xù)穩(wěn)定地提供組織滿意的采購(gòu)品的本領(lǐng)?！敖M織的要求”通常包括明示要求和隱含要求：明示要求是指訂貨合同約定的條款，如采購(gòu)品的名稱、牌號(hào)、規(guī)格、采用的標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)、價(jià)格、交貨期、服務(wù)要求等；隱含要求是指訂貨合同內(nèi)未約定的條款，但組織期望了解這些信息，這些信息對(duì)于評(píng)定合格的供方、尤其對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量影響大的供方至關(guān)重要，如供方的資質(zhì)、誠(chéng)信等級(jí)、有無違紀(jì)或不良行為、歷史狀況、財(cái)務(wù)狀況、與其他組織類似產(chǎn)品質(zhì)量的比較、采購(gòu)品使用的實(shí)際質(zhì)量情況等。
四、制定評(píng)價(jià)、選擇和再評(píng)價(jià)供方的準(zhǔn)則
GB／11 19001標(biāo)準(zhǔn)7.4.1條款規(guī)定：“應(yīng)制定選擇、評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)的準(zhǔn)則?！敝贫▽?duì)供方評(píng)價(jià)準(zhǔn)則是組織對(duì)采購(gòu)過程控制的重要內(nèi)容之一，是選擇、評(píng)價(jià)供方的依據(jù)。對(duì)供方評(píng)價(jià)的內(nèi)容一般包括：提供產(chǎn)品的符合性、供方的質(zhì)量保證能力，以及其他需評(píng)價(jià)的內(nèi)容。在制定準(zhǔn)則時(shí)，要考慮以下幾點(diǎn)：
1．評(píng)定準(zhǔn)則的內(nèi)容要能充分反映出供方提供的采購(gòu)品滿足組織要求的能力，既要體現(xiàn)出供方滿足組織明示要求的能力，又要體現(xiàn)出供方滿足組織隱含要求的能力。在此基礎(chǔ)上，確定評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)的具體操作準(zhǔn)則。
2．對(duì)不同管理類別的供方，在評(píng)價(jià)項(xiàng)目、內(nèi)容要求、周期、判定準(zhǔn)則上應(yīng)有所區(qū)別，要充分體現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量影響大的采購(gòu)品的供方實(shí)行嚴(yán)格控制。
3．評(píng)定準(zhǔn)則和重新評(píng)定準(zhǔn)則在評(píng)價(jià)內(nèi)容、方式上要有所區(qū)別。
新開發(fā)供方的評(píng)價(jià)準(zhǔn)則要充分體現(xiàn)出“供方是否具有滿足組織要求的能力”。一般要評(píng)價(jià)產(chǎn)品(樣品)質(zhì)量狀況或已向其他組織提供的同類產(chǎn)品的質(zhì)量情況、供方質(zhì)量管理體系對(duì)提供穩(wěn)定質(zhì)量產(chǎn)品的保證能力、交付后的服務(wù)和技術(shù)支持能力、供方顧客的滿意程度、其他情況(如履約能力、誠(chéng)信等級(jí)等)。
對(duì)現(xiàn)有供方的重新評(píng)定準(zhǔn)則，要充分體現(xiàn)出“供方是否保持了初次評(píng)定時(shí)滿足組織要求的能力、是否有所改進(jìn)”。例如，供方供貨質(zhì)量的穩(wěn)定性、符合性有否提高，工作績(jī)效(如交貨及時(shí)性、價(jià)格、服務(wù)等)有否改進(jìn)，質(zhì)量管理體系是否持續(xù)有效等。對(duì)選擇為合格的供方要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，當(dāng)提供的采購(gòu)品出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)應(yīng)規(guī)定要采取的措施，以保證采購(gòu)品持續(xù)符合要求。
“與供方互利的關(guān)系”是質(zhì)量管理原則之一，建立組織與供方的相互共存、互利的關(guān)系，可增強(qiáng)雙方的能力，實(shí)現(xiàn)雙贏，對(duì)現(xiàn)有供方進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理要充分體現(xiàn)這一原則。
4．評(píng)定和重新評(píng)定準(zhǔn)則的內(nèi)容要有可操作性，應(yīng)明確規(guī)定接受為合格供方的標(biāo)準(zhǔn)，重新評(píng)價(jià)的時(shí)機(jī)、內(nèi)容、方式和要求，持續(xù)保持合格供方的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要規(guī)定獲取相應(yīng)信息的職責(zé)、方法、程序，以便為評(píng)價(jià)提供相應(yīng)的信息。
在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)以下問題：
1．組織沒有制定評(píng)定和重新評(píng)定準(zhǔn)則，不能提供評(píng)價(jià)依據(jù)。
2．組織沒有認(rèn)識(shí)到對(duì)供方進(jìn)行“評(píng)定”和“重新評(píng)定”是評(píng)定要求有差異的兩種評(píng)定方式，進(jìn)行評(píng)定時(shí)通通使用一個(gè)評(píng)定準(zhǔn)則。
3．組織使用的評(píng)定準(zhǔn)則沒有對(duì)不同管理類別的供方進(jìn)行區(qū)分，對(duì)不同管理類別的供方使用一個(gè)準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)定。
4．組織制定的某些評(píng)定內(nèi)容缺乏可操作性，雖規(guī)定了評(píng)定的內(nèi)容，但無法獲取相應(yīng)信息，使評(píng)定記錄表的這部分內(nèi)容形同虛設(shè)。
五、區(qū)分“物品的采購(gòu)”和“過程的外包”間的差異
一般地說，采購(gòu)包括外包。二者在管理上有很多相同之處，但也有很大的差異。從質(zhì)量管理角度看，物品采購(gòu)關(guān)注采購(gòu)的結(jié)果，即采購(gòu)品的質(zhì)量是否滿足組織的需求，而不關(guān)注供方過程的控制情況；過程外包不僅關(guān)注外包產(chǎn)品的質(zhì)量是否符合規(guī)定要求，而且更關(guān)注供方過程的受控情況，尤其是特殊過程的外包管理。一般的物品采購(gòu)，按7.4條款的要求進(jìn)行管理即可；外包除了要按7.4條款的要求進(jìn)行管理外，還要按外包過程要求的相應(yīng)條款進(jìn)行管理，如特殊過程的外包除按7.4條款的要求進(jìn)行管理外，還要按7.5.1及7.5.2等相應(yīng)條款的要求進(jìn)行管理。因此，在制定選擇、評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)的準(zhǔn)則時(shí)，要充分考慮二者間的差異，在評(píng)價(jià)項(xiàng)目、內(nèi)容、方式、程序上體現(xiàn)出各自的特點(diǎn)。
在審核時(shí)，經(jīng)?？吹浇M織提供的供方評(píng)定準(zhǔn)則中沒有對(duì)采購(gòu)品的供方和外包方進(jìn)行區(qū)分，沒有顯現(xiàn)出對(duì)外包過程，尤其是對(duì)特殊過程外包的特殊要求。
六、對(duì)合格供方的評(píng)價(jià)材料要充分、有效
按評(píng)定準(zhǔn)則的規(guī)定要求，組織要對(duì)供方進(jìn)行評(píng)定和按期重新評(píng)定，評(píng)定要以充分的供方和采購(gòu)品信息為基礎(chǔ)。對(duì)此，組織要建立并實(shí)施獲取相應(yīng)評(píng)定信息的方法、程序，以便為評(píng)價(jià)提供相應(yīng)的證據(jù)。為便于實(shí)施評(píng)定，組織常常根據(jù)評(píng)定準(zhǔn)則規(guī)定的要求繪制規(guī)范的記錄表格，將評(píng)定意見填入表內(nèi)，并將獲取的證據(jù)附在后面，使評(píng)定建立在基于事實(shí)的基礎(chǔ)上。獲取證據(jù)時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：
1．注意證據(jù)的時(shí)效性。如獲取供方的資質(zhì)證明、認(rèn)證證書時(shí)，要注意證書的有效期限。
2．注意證據(jù)的有效性。如獲取供方的資質(zhì)證明、認(rèn)證證書時(shí)，要注意證書規(guī)定的產(chǎn)品范圍是否覆蓋了組織的采購(gòu)品。
3．注意證據(jù)的充分性。即評(píng)定的結(jié)論要有足夠充分的證實(shí)材料予以技術(shù)支持，不能講空話。
要確保采購(gòu)產(chǎn)品的厭量滿是組織的要求，就必須對(duì)“供方”進(jìn)行評(píng)價(jià)和選擇，而且重在評(píng)價(jià)和選擇，這是控制采購(gòu)過程的首要程序。對(duì)采購(gòu)過程的管理要扭轉(zhuǎn)“重驗(yàn)證、輕評(píng)價(jià)和選擇”的傳統(tǒng)觀念，充分利用供方資源、第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的認(rèn)證成果，以及社會(huì)公用信息，盡量減少不必要的重復(fù)工作。
